Szafa na akta osobowe pracowników – wymogi RODO


Szafa na akta osobowe

Akta osobowe i dokumenty zawierające dane wrażliwe klientów czy pracowników muszą być, według rozporządzeń unijnych, przechowywane w odpowiednich, konkretnych warunkach. Z tego względu szafa na akta osobowe również musi być wybrana odpowiedzialnie, aby w przypadku kontroli nie narazić się na kary finansowe. Jakie są w takim razie wymagania względem szaf na akta osobowe i czym różnią się od szaf na archiwa?

Szafa na akta osobowe – wymagania

Od chwili wprowadzenia w 2018 roku RODO, nawet szafy na akta osobowe muszą poddać się określonym wytycznym. Ze względu na rodzaj danych, jakie zawarte są w aktach osobowych, konieczne jest ich właściwe zabezpieczenie przed niepożądanym dostępem do nich przez osoby trzecie.

Każda szafa na akta osobowe musi być wyposażona w drzwi zamykane na zamek bądź kod dostępu, znany jedynie upoważnionym osobom. Dane archiwalne nie potrzebują aż takich warunków do ich przechowywania – w ich przypadku wystarczą standardowe, metalowe regały. Szafy na akta – zamykane – mogą przybierać bardzo różne formy, dopasowane do rodzaju działalności oraz indywidualnych potrzeb. Niezależnie bowiem od wielkości firmy czy ilości zatrudnionych osób, z danymi osobowymi mamy do czynienia w każdym przypadku.

Szafy metalowe na akta – tak czy nie?

Biorąc pod uwagę nie tylko obowiązujące wymagania dla szaf na akta osobowe, ale i względy czysto praktyczne, warto wybierać szafy metalowe na akta. Metal doskonale zabezpiecza papierowe dokumenty przed zawilgoceniem czy nawet nieoczekiwanymi awariami, z jakimi nieraz można się spotkać i w dobrze zarządzanych firmach.

Ponadto metalowa szafa na akta osobowe jest w stanie utrzymać ogromny ciężar, nie odkształca się i nie zmienia swojego wyglądu nawet po wielu latach użytkowania. Zabezpieczenia antykorozyjne w postaci estetycznie wyglądających farb sprawiają, że szafa na akta zamykana jest nie tylko niezbędnym wyposażeniem, ale też elementem dopełniającym stylistycznie i estetycznie wizerunek firmy.

Jakie szafy na akta osobowe można znaleźć u producentów?

Producenci szaf na akta osobowe wiedzą, że potrzeby przedsiębiorców są bardzo różnorodne. Powszechnie szafy metalowe na akta mogą składać się z tradycyjnych szafek z drzwiami i zamkiem, ale to nie wszystko. W sprzedaży są też zamykane szuflady z blokadami, a także modele łączące dwa rozwiązania w jednym, czyli składające się z wytrzymałych półek oraz obszernych szuflad. Dzięki temu wymogi związane z szafami na akta osobowe można spełnić, jednocześnie nabywając dobrej jakości, praktyczne wyposażenie.